1 Apresentação

Este manual foi elaborado para auxiliar o usuário na operação do sistema. Ele está dividido em duas partes.

A primeira parte contém:

√ Orientações Gerais - onde estão descritos os objetivos, as características e uma visão geral do sistema, assim como informações sucintas sobre a instalação e conexão com o sistema;

√ Procedimentos Gerais Utilizados na Operação dos Módulos do Sistema - onde estão descritas informações sobre as telas utilizadas pelo sistema, suas funções e sobre outras ferramentas utilizadas em sua operação.

A segunda parte contém:

√ Módulos do Sistema - onde estão as orientações, passo a passo, sobre como acessar o sistema e como operar os módulos Administração, Pós-Graduação, Autor, Biblioteca e Contato. O módulo de Busca, apesar de disponível, está em processo de otimização, razão pela qual o manual sobre este módulo será disponibilizado posteriormente.

2 Orientações Gerais

2.1 Objetivo do Sistema

O Sistema de Publicação Eletrônica de Teses e Dissertações (Sistema TEDE) foi desenvolvido pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), com o objetivo de apoiar as Instituições de Ensino Superior (IES) que ainda não implementaram bibliotecas digitais de teses e dissertações. O sistema foi desenvolvido de forma que as IES poderão com ele efetuar a publicação eletrônica de teses e dissertações correntes e gerar suas bibliotecas digitais locais. A adoção do Sistema TEDE e da camada do protocolo OAI-PMH, que o acompanha, permitirá às IES utilizar os padrões e tecnologias necessárias para a sua imediata integração à Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações (BDTD) e a exposição dos metadados destas teses na Networked Digital Library of Theses and Dissertations Union Catalog (NDLTD). Ao mesmo tempo, o Sistema TEDE foi desenvolvido para ser compatível com o Open Public Access Catalog (OPACs). Desta forma, as IES poderão efetuar a publicação eletrônica de teses e dissertações pelo Sistema TEDE e, posteriormente, por meio de um módulo específico desse sistema, exportar estes metadados para o OPAC.

O Sistema TEDE utiliza o padrão de metadados MTD-BR (compatível com os padrões ETD-MS (específico para teses e dissertações) e Dublin Core ( usado para a descrição de qualquer tipo de objeto digital).

2.2 Características do Sistema

Este sistema é uma aplicação desenvolvida em ambiente de banco de dados, implementado em HTML e voltado para WEB. Ele apresenta uma interface amigável com um sistema de navegação orientado por menus. Possui, barra de ferramentas para a navegação nos módulos de operação do sistema; possui ajuda automática na opção Ajuda existente nos menus das telas de execução das opções de operação de cada módulo; possui comandos de operação para a execução das ações demandadas ao longo do processo de publicação eletrônica; possui Caixas de Escolha para a seleção de dados constantes em tabelas disponibilizadas pelo sistema e botões de comandos para a confirmação das ações executadas.

2.3 Visão Geral do Sistema

O Sistema TEDE permite a automação dos procedimentos de publicação eletrônica de teses e dissertações (TDEs), envolvendo de forma cooperativa os atores principais do processo de publicação de uma tese ou dissertação, tais como os autores, os programas de pós-graduação e as bibliotecas.

O Sistema TEDE foi construído em módulos que possuem funções específicas para cada etapa do processo de publicação eletrônica de uma tese ou dissertação (TDE). Na atual versão é composto pelos seguintes módulos:

Administração;
Pós-graduação;
Autor;
Biblioteca;
Busca.

O sistema exige que estes módulos sejam executados na seqüência aqui apresentada, para permitir a cada operador do sistema envolvido no processo de publicação desempenhar o seu papel e para que o processo seja concluído e viabilize a disponibilização da TDE para o acesso público. Com exceção dos módulos Autor e Busca, os módulos Administração, Pós-Graduação e Biblioteca devem ter operadores habilitados pela instituição para executá-los.

Inicialmente o sistema deve ser customizado para a instituição receptora do sistema por meio do Módulo Administração. A customização envolve o cadastro dos dados específicos da instituição receptora, da biblioteca virtual, dos operadores do sistema, bem como de suas unidades, tais como programas de pós-graduação e bibliotecas depositárias. A customização envolve também a escolha de interfaces para o sistema local, a inclusão de logomarcas escolhidas pela instituição para caracterizá-la e a identificação dos servidores de arquivos e de e-mail geral utilizados pelo Sistema TEDE.

Somente após a customização, o sistema estará preparado para que seja iniciado o processo de publicação das teses ou dissertações, o que ocorre no Módulo Pós-graduação. Neste módulo, são incluídos alguns metadados descritivos do autor e da TDE, bem como os membros da banca examinadora e o papel que estes contribuidores exerceram na construção da tese ou dissertação. Neste módulo, também, é criada uma conta para o autor. Somente após a criação desta conta, o autor terá acesso ao sistema.

Ao receber a permissão para entrar no sistema, o autor deve inserir ou alterar os dados de sua TDE e anexar os arquivos (de texto, imagem, animação etc.) que a compõem. Ao final deste processo, o autor submete a TDE à pós-graduação para revisão. Durante o procedimento de revisão, ao serem detectados erros nos dados inseridos pelo autor ou nos arquivos da sua TDE, a pós-graduação manterá um diálogo com o autor por meio da opção de operação Observação. Este diálogo é administrado pelo sistema, que emite e-mails automáticos tanto ao autor, quanto aos operadores habilitados da pós-graduação, informando as ações realizadas. Este fluxo entre autor e pós-graduação ocorre, até que esta considere os dados e arquivos da TDE corretos, para enviar a tese ou dissertação à biblioteca para a catalogação.

No Módulo Biblioteca são inseridos os metadados bibliográficos para a catalogação e feita uma revisão geral dos metadados inseridos na TDE, tanto pelo autor, quanto pela pós-graduação. Esta ação pode dar origem a um novo diálogo entre o Módulo Biblioteca e o Módulo Pós-Graduação e entre este e o Módulo Autor. Este diálogo também será realizado por meio da opção Observação e administrado por meio de e-mail emitido automaticamente pelo sistema aos operadores habilitados destes módulos e ao autor.

Somente quando este fluxo for encerrado e o registro da TDE considerado correto é que a mesma será disponibilizada para o acesso público. A figura 1, a seguir, é uma representação deste fluxo.

Figura 1 - Fluxo de operação entre os módulos Pós-graduação, Autor e Biblioteca

Após a publicação, a TDE fica disponível para acesso, por meio do Módulo de Busca do sistema, na biblioteca virtual local, que se integrará à BDTD Nacional por meio da camada de protocolo distribuída com o sistema.

2.4 Instalação e Conexão com o Sistema TEDE

O Sistema TEDE, para ser instalado, necessita de Sistema Operacional baseado na plataforma Unix/Lunix, requisitos de software e de hardware adequados ao sistema (utilizar o Manual de Instalação de Ambiente Computacional para a Implantação do Sistema de Publicação Eletrônica de Teses e Dissertações-TEDE). Após a sua instalação, o sistema estará disponível para ser utilizado em ambiente WEB e poderá ser acessado por meio da URL criada para o sistema quando da sua instalação (EX:http://nomedoservidor.domínio.br/diretoriotede/).

3 Procedimentos Gerais utilizadas na Operação dos Módulos

O Sistema TEDE foi projetado em módulos com o objetivo de possibilitar a participação cooperativa dos atores envolvidos no processo de publicação eletrônica de uma tese ou dissertação. Cada módulo tem uma função específica e, para cumpri-la, faz-se necessária a execução de um conjunto de ações envolvendo procedimentos diferenciados. A execução correta destes procedimentos irá permitir a compreensão do manuseio do sistema e do fluxo de navegação entre os módulos. Estes procedimentos são executados por meio das telas disponibilizadas em cada módulo. Cada módulo possui um conjunto de telas, acionadas por meio das opções de operação, localizadas no menu da tela principal de cada módulo e que devem ser acionadas na ordem seqüencial de apresentação no menu. Estas opções solicitam ações específicas que são executadas por meio dos seus comandos de operação. Estes comandos acionam novas telas onde estas ações são efetivadas e finalizadas, utilizando-se os botões de comando existentes em cada tela. Após a finalização das ações, o sistema disponibiliza telas com mensagens de sucesso, de erro ou de solicitação de uma nova ação.

3.1 Telas do Sistema e ferramentas para a sua operação

Ao longo do processo de operação, o sistema disponibiliza, para cada módulo, telas específicas para a execução das ações que possibilitam a publicação de uma tese ou dissertação. Estas telas foram projetadas com recursos visuais que permitem aos operadores do sistema a execução destas ações com maior agilidade e facilidade. As telas são subdivididas nos seguintes grupos:

√ Tela Principal do Sistema – Esta tela é apresentada logo após a conexão com o sistema. Ela é identificada pela barra de menu, localizada no topo da tela, por meio da qual se faz a conexão com o módulo que vai ser operado e por uma descrição sucinta do sistema;

√ Tela de Acesso ao Módulo – Esta tela é disponibilizada após a entrada no módulo e solicita a chave de identificação do operador habilitado para operá-lo. Esta chave de identificação é liberada somente para os operadores indicados pela instituição receptora do sistema e é criada no Módulo Administração, por solicitação da instituição.

√ Tela Principal do Módulo – Esta tela é disponibilizada após a identificação do operador habilitado para operar o módulo e é identificada por uma janela central que contém, geralmente, no início, instruções preliminares. Posteriormente, ela contém o resultado das ações executadas com seus respectivos botões de comando para a realização de alterações ou exclusões destas ações. Outro detalhe de identificação é o menu, localizado na lateral esquerda da tela. Neste menu estão relacionadas, na seqüência de execução, as opões de operação do módulo.

√ Telas de Operação – Estas telas são disponibilizadas após a seleção de uma opção de operação ou de um comando de operação. Estes comandos estão localizados nos menus laterais destas telas, abaixo de cada opção, ou nas janelas centrais das mesmas onde se encontram os campos, e quando necessárias algumas instruções, para a execução das ações visualizar, inserir, alterar e excluir dados ou arquivos, solicitadas por meio destes comandos.

√ Telas de Mensagens – Estas telas são disponibilizadas após a execução de uma ação e mostram uma mensagem de sucesso da ação executada, uma mensagem de erro ou uma solicitação de confirmação da ação.

√ Opção de Operação – É uma rotina disponibilizada pelo sistema no menu existente na tela principal de cada módulo, por meio da qual é acionado um conjunto de instruções que devem ser executadas na seqüência correta, para a finalização da ação solicitada. Cada opção de operação é nomeada de acordo com o nome e o padrão do metadado que vai inserir.

√ Comandos de Operação – São ferramentas utilizadas pelo sistema para a função de visualizar, inserir, alterar ou excluir dados durante o processo de execução da opção de operação acionada. Estes comandos estão localizados nos menus de cada tela logo abaixo de cada opção, ou nas janelas centrais das telas, sucedidos pelos respectivos botões de comando.

√ Botões de comandos – São ferramentas utilizadas pelo sistema para permitir a finalização das ações de inserir, alterar e excluir dados, ou confirmar algumas ações executadas durante o processo de operação. Todas estas ações somente serão concluídas após a finalização no botão de comando.

√ Links - São conexões com sistemas externos para a captura de informações residentes nestes sistemas.

√ E-mails emitidos pelo sistema – São comunicações, por e-mails, que o Sistema TEDE emite automaticamente aos operadores habilitados dos módulos Pós-graduação, Biblioteca e Autor, quando existe a transferência entre módulos de uma tese ou dissertação (TDE) que está sendo submetida eletronicamente.

√ Barra de Menu – É uma ferramenta disponibilizada pelo sistema no topo de todas as telas. A barra de menu é utilizada para o acesso aos módulos do sistema.